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INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

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PERIODO EVALUADO:
01 DE NOVIEMBRE DE 2019 A 31 DE DICIEMBRE DE 2019

DIMENSIÓN CONTROL INTERNO RESPONSABLES ASIGNADOS

✓Asesor externo control interno

Esta dimensión es clave para asegurar que las demás dimensiones cumplan su propósito. Se desarrolló a través de la estructura del MECI, fundamentada en cinco (5) componentes y articulado con el Decreto 648 de 2017

  1. Liderazgoestratégico
  2. Enfoquehacialaprevención
  3. Evaluación de la gestión del riesgo
  4. Evaluaciónyseguimiento
  5. Relaciónconentesexternos.

Articulado con las líneas de defensa a saber:

a) Línea estratégica (Teniendo en cuenta las responsabilidades de la Alta dirección y el comité institucional de coordinación de control interno, se dio cumplimiento con los estándares de conducta y las prácticas de principios del servidor público).

b) Primera línea (Dentro del componente ambiente de Control se dio cumplimiento a las funciones de supervisión de desempeño del sistema de control interno y se determinó las acciones de mejora por parte del comité institucional de Coordinación de Control Interno).

c) Segunda línea; Servidores responsables de monitoreo, evaluación de controles y gestión del riesgo; Jefes de planeación, Supervisores e interventores.

d) Tercera línea Responsabilidades de los servidores encargados del monitoreo de evaluación de controles de gestión del riesgo, la cual se ejercicio a través de la asesoría externa, según contrato de prestación de servicios.

Durante los meses de Noviembre y Diciembre de 2019, se reunió el Comité coordinador de control Interno, contando con las respectivas actas, a su interior se han analizado temas de relevancia de control interno de la entidad, el cual está activo, y se han unificado criterios con el comité institucional de gestión y

desempeño, se minimizaron tiempos ya que al tratar varios temas en una sola reunión se ahorra tiempo para los servidores públicos, que bien pueden dedicar a desarrollar otras funciones propias de sus cargos, minimizar tramites, agilizar cumplimiento de actividades encaminadas a la mejora continua de control interno, se han realizado tres (3) comités donde se trataron los siguientes temas:,

CUARTO COMITÉ DE GESTIÓN DE DESEMPEÑO 20/11/2019
1. Aprobación de la actualización de las tablas de Retención Documental
2. Matrizdeevaluacióndefactoresinternosengestióndocumental
3. Plandeconservacióndocumental
4. Plandetransferenciadocumental
5. Cronograma de transferencia documental.
5. Políticadegestióndocumental
6. Procedimientodeconsultaypréstamos
7. Modelo de requisitos para la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo –SGDEA
8. Encuestas realizadas a los funcionarios de la Administración
9. Plan institucional de Archivos.

Por otro lado y una vez finalizado el proceso de empalme, de acuerdo a las evidencias y soportes entregados, se puedo constatar lo siguiente:

Se brindo asesoría para realizar diagnóstico y levantamiento de la información para elaborar el Informe Furag Alcaldía General y control Interno.

Se realizó el Manual de riesgo de la Alcaldía de Nocaima,

Se realizó análisis del Plan anticorrupción 2019 y reportes tercer avance con corte a 30 de Agosto, quedando pendiente por realizar la evaluación a los meses Septiembre, Octubre, Noviembre y Diciembre de 2019.

De acuerdo al programa anual de auditoría de la vigencia 2019, el cual fue ajustado en Julio de 2019, se realizaron las auditorías al programa PGIRS, Comité de conciliación, almacén, contratación, seguridad y salud en el trabajo.

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIA

Objetivo del Programa: Relacionar de manera ordenada las actividades de aseguramiento y consulta que realizará el equipo de control interno para agregar valor y mejorar las operaciones de la entidad; ayudando a cumplir sus objetivos mediante la aplicación de un enfoque sistemático y disciplinario para evaluar y buscar la mejora continua de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.
Alcance del Programa: Las actividades de elaboración de informes determinados por ley, capacitación, auditorías internas a los procesos, asistencia a comités de la entidad, atención a entes de control, seguimiento a planes de acción, auditorías especiales, situaciones imprevistas que afecten el tiempo del programa, entre otros.
Criterios:
– Requisitos de los procedimiento o normas aplicables según corresponda
Recursos:
– Humanos: Equipo de trabajo de la Oficina de Control interno
– Finacieros: Presupuesto asignado
– Tecnológicos: Equipos de computo, sistemas de información , sistemas de redes y correo electrónico de la empresa.
PROCESOS
TITULO DE LAAUDITORIAResponsable: Lider de proceso auditado
Auditorias a Procesos
Mapa de Riesgos (estructuración y operación efectiva)Todas las Depedencias
Desarrollo Integral del Talento HumanoTalento Humano
Planes de Mejoramiento individual (establecimiento, ejecución y seguimiento)Secretaria de Gobierno
Contratación administrativaSecretaria de Gobierno
Gestión FinancieraSecretaria de Hacienda
AlmacenTodas las Dependencias
Seguridad y Salud en el TrabajoTalento Humano
Comité de ConciliaciónSecretaria de Gobierno
Gobierno DigitalSecretaria de Gobierno

Se realizó un análisis del estado del programa Anual de auditoría, se procedió a verificar los avances de este plan ítem a ítem, determinando que falto una auditoria al tema de información, pero se deja recomendación que debe incluirse en el próximo plan de auditoría para la vigencia 2020.

Se realizó auditoría al procedimiento de PGIRS, no se dejo ningún hallazgo solo observaciones, en razón a que este documento está plasmado para 12 años, fue aprobado en el año 2018 y hasta ahora lleva un año. Están en la etapa corto plazo, que si se debe implementar lo más pronto posible, ya que es un tema ambiental relevante para la administración entrante, teniendo en cuenta la ejecución de 4 años, no queda plan de mejoramiento,

Se efectuó auditoría al procedimiento de ALMACEN, informando que no se dejaron hallazgos pero si observaciones como son realización comité de bajas, por ende no queda plan de mejoramiento.

Se presenta el informe de auditoría al procedimiento de SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, manifestando que se cuenta con gran fortaleza en este sistema ya que se implemento casi en su totalidad, y que lo más importante queda en la etapa 4 es decir en plan de mejoramiento, y queda listo el municipio para implementar la etapa 5 que es la auditoria por parte del Ministerio de trabajo, se deja como observación tener en cuenta las

Estratégico

Misional

Apoyo

Evalaución y Contol

Coordinador de la Auditoria

Equipo Auditor

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

recomendaciones para la próxima administración no queda plan de mejoramiento, y que además esta auditoría da un 10% de calificación, Es de aclarar que para realizar esta auditoría fue necesario convocar al COPASST a reunión donde se levantó acta y quedo en claro que ellos autorizaban realizarla en los aspectos que se les explico que quedaría enfocada y su alcance.

Se realizó auditoría al procedimiento de COMITÉ DE CONCILIACION, donde se deja observaciones ya que el Municipio no cuenta con las políticas de prevención daño antijurídico y que debe dar cumplimiento a la circular externa 05 de 2019 emanada de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica donde se dan lineamientos para la formulación implementación y seguimiento de las políticas de prevención de daño jurídico, y que éstas deben estar articuladas con las políticas institucionales de MIPG, también queda como observación que se deben implementar más reuniones de este comité ya que la actividad litigiosa es alta, se deben realizar los informes al señor alcalde semestralmente.

Se realizó auditoría al procedimiento de CONTRATACION, donde quedan hallazgos y se debe realizar plan de mejoramiento en un término no mayor a 15 días, se explica lo sucedido en cada contrato, y se aclaró que en reunión de julio de este comité se expuso la situación del primer semestre y se considero se tomó una decisión errónea ya que el plan de auditoría solo tenían que realizar una que era la de contratación, y posteriormente se suscribió otro si a ese contrato inicial únicamente para hacer cambio de esa auditoría, argumentando que ya habían realizado una en el 2018, lo que fue aprobado, manifestando allí que se debió haber dejado por lo menos una auditoria enfocada a riesgo de cada proceso, por ende fue necesario modificar el programa de auditoría 2019 y ajustarlo tomando el parecer de cada secretario en que se enfocaría cada auditoria

Se realizó el Informe control Interno contable vigencia 2019 con el apoyo de la contadora Dra Adriana Tovar y funcionarios de Financiera, el cual se entregó en físico a la comisión de empalme entrante y con el fin de verificarlo y subirlo a la plataforma en el mes de Febrero de 2020, según instrucciones dadas por la auditoría General de la Nación, la gran mayoría de información esta satisfactoriamente con algunas excepciones parciales como es el tema de inventarios y de seguimiento a riesgos de índole contable, lo que es relevante subsanar estas debilidades lo más pronto posible, materia que debe ser objeto de seguimiento por parte del área de Planeación, a quien le compete dentro de sus funciones la lideración y ejecución de la política de administración de riesgos de la entidad y de quien ejerza las funciones de control interno o contratista externo.

Se efectuó seguimiento a planes de mejoramiento del archivo General de la nación y de las auditorias integrales de la vigencia 2017 y virtual no presencial de

la vigencia 2018, para lo cual se rindió la información a la contraloría de Cundinamarca a través del formato F100.

En comité de gestión institucional, se analizaron los resultados de los autodiagnósticos realizados por el contratista externo, concluyendo que en algunos indicadores el municipio fue un poco exigente cuando en realidad se cuenta con todos los soportes de actividades realizadas.

Durante estos dos meses de Noviembre y diciembre de 2019 se puede evidenciar un importante avance en la implementación de requisitos del MIPG, por lo que se propuso a la nueva administración dar continuidad a la gestión y respectivos registros sobre la gestión institucional.

La gestión frente a la implementación de la política de gestión de riesgos, se viene adelantando por lo que en septiembre de 2019 se realizó una retroalimentación en el tema de política de administración del riesgo.

Se reforzaron todas las actividades de MIPG garantizando así el cumplimiento de la normatividad en relación a la articulación de todos los sistemas, realizando mejoras continuas, capacitando al personal, y aunando esfuerzos entre todos para poder culminar con éxito la ejecución del plan de desarrollo, preparando así una información confiable para el empalme en ocasión al cambio de administración.

Realizando el acompañamiento y Verificando el avance del diagnóstico de cada dimensión, el área de control interno observa que se ha avanzado en la ejecución de algunas actividades, subsanando así algunas falencias en el sistema de control Interno.

Se hace necesario articular la implementación de varias políticas administrativas, al igual que los diferentes planes, las cuales se deben implementar, para ello se asesora en el levantamiento de estrategias en procura de la mejora continua.

Se sugirió continuar con la Identificación de los riesgos inherentes a cada una de las actividades de los procesos y procedimientos administrativos, con el fin de prevenir y mitigarlos.

Se hace imperioso actualizar los procedimientos internos para así poder realizar auditorías efectivas y no solo conforme a normatividad establecido para ello.

Efectuar un seguimiento veraz a los riesgos trazados en el plan anticorrupción.

Se elaboro el informe de gestión de la vigencia 2016-2019 donde se dio Conclusiones y Recomendaciones de la Oficina Asesora de Control Interno.

Es recomendable dentro de las actividades de autoevaluación, que se determine un plan de acción de cada una de las dimensiones MIPG para iniciar un plan de trabajo en cada área.

Se debe de culminar la construcción de la matriz de riesgos de la Administración Municipal, en el cual se valoren los riesgos operativos y de corrupción para determinar los controles efectivos que ataquen la causa del mismo.

Se sugirió establecer canales de comunicación más efectivos entre los dueños de cada proceso y el proceso de comunicaciones para la efectividad de las publicaciones y la unificación de comunicados en los diferentes medios.

Continuar con la implementación del modelo integrado de planeación y gestión

Dar continuidad al Plan de trabajo del Comité Institucional de Gestión y Desempeño y del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

Tener en cuenta los Informes Sistema de Control Interno: Vigencia 2016, Vigencia 2017 y Vigencia 2018, aclarando que queda en curso la rendición del informe FURAG II de acuerdo a circular externa 05 de 2019 del Departamento administrativo de la función pública.

Tener en cuenta los Informes pormenorizados para las vigencias 2016, 2017, 2018 y lo corrido de la vigencia 2019, de los cuales se pudo identificar que el último informe realizado comprende la vigencia comprendida entre el mes de Julio a Octubre de 2019.

Dar continuidad a los avances de los Planes de Mejoramiento suscritos con la Contraloría de Cundinamarca; y Archivo General de la Nación, conforme a relación anterior.

Analizar observaciones de informes de control interno contable, que se han presentado en la plataforma CHIP.

Tener en cuenta recomendaciones dadas en informes de derechos de autor (estado equipo computo, licencias antivirus y software).

Analizar la información dada en los informes de Austeridad en el Gasto de conformidad con el Decreto Nacional 0984 del 14 de mayo de 2012, que modificó el artículo 22 del Decreto 1737 de 1998, de lo cual se pudo evidenciar que el informe se encuentra con corte a Septiembre del año 2019, quedando pendiente los demás meses de dicha vigencia.

Tener en cuenta recomendaciones dadas en el informe Quejas, Reclamos y Sugerencias – PQRS, tratamiento de las peticiones, quejas, reclamos, solicitudes de información, consultas, sugerencias y felicitaciones que la comunidad y demás partes interesadas interponen ante la Alcaldía de Nocaima Cundinamarca con el fin de determinar el cumplimiento en la oportunidad de las respuestas y efectuar la recomendaciones que conlleven al mejoramiento continuo de la Entidad, en especial que se hace necesario la adquisicion de un sofware que semaforice el vencimiento de terminos, en lo posible enlazado a tablas de retencion para asi dar aplicación a la politica de gestion documental, de lo cual no se evidenció copia de ningún informe con corte a 31 de Diciembre de 2019.

En este aspecto se debe resaltar que es imperioso crear la unidad de atencion al ciudadano en lo posible sea ubicada en la planta del primer piso de la alcaldia para garantizar el acceso a la informacion a todos los ciudadanos .

Continuar con la ejecucion del PIC, capacitación a los funcionarios de la administración municipal en los diferentes temas relacionados con sus areas de trabajo, en especial articulando el Modelo Integrado de Planeación y Gestión Decreto 1499 de 2017.

Actualizar los procesos y procedimientos conforme a nueva normatividad y lineamientos dados en cada secretaria

Actualizar la política de administración del riesgo, conforme a la guía del riesgo versión 2 del Departamento Administrativo de la función pública, aplicando líneas de defensa.

Estudiar la viabilidad de reestructuración administrativa y funcional, frente a cargas laborales, al igual que estudiar el caso de contratos de prestación de servicios que cumplen funciones permanentes.

En general dar aplicación a toda la normatividad relacionada con el control interno de la entidad procurando la mejora continua de la misma.

Se refleja como debilidad el no haber implementado todas las actividades a ejecutar en las siete dimensiones y la falta de socialización con todos los servidores públicos, incluyendo contratistas que permanecen a diario en las instalaciones de la alcaldía.

El no contar con la institucionalidad de todos los planes y políticas de gestión y desempeño, y de los planes existentes se hace necesario reforzar en su socialización y ejecución de actividades allí trazadas.

Como fortaleza se resalta el que Municipio actualizó la normatividad existente para la vigencia 2014, Motivo por el cual se contó con la asesoría para adoptar el MECI en su momento, habiéndolo documentado casi en todos sus componentes.

Quedo pendiente de elaborar Informe sobre las quejas, sugerencias y reclamos. PQRS con corte a 31 de diciembre para presentar en enero de 2020

Se rindió el Informe ejecutivo anual evaluación del Sistema de Control Interno FURAG (2017-2018) según Circular 05 de 2019, se deja subido a pagina del DAFP con excepción tema presupuestal y vacantes, queda pendiente para enero de 2020

Se realizó con la contadora del área financiera el Informe Control Interno Contable 2017-2018 (quedando pendiente 2019 a rendir en plataforma en Febrero de 2020)

Por otro lado se pudo identificar que la oficina de control interno, realizó apoyo en la Rendición de Cuentas a la comunidad de la vigencia 2016-2017-2018 y 2019 (en diciembre 30 de 2019), quedando pendiente por realizar la evaluación por parte de la comunidad.

ESTADO GENERAL DEL CONTROL INTERNO

Si bien es cierto el municipio tiene implementado el MECI, es necesario continuar con la articulación con el nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión Decreto 1499 de 2017, especialmente dar cumplimiento a los planes de acción trazados con ocasión al diligenciamiento de los autodiagnósticos.

PAULA ANDREA VELASQUEZ JIMENEZ Secretaria de Gobierno- Jefe de Control Interno

4.-INFORME-CONTROL-INTERNO-NOV-DIC-2019-PORMENORIZADO

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