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INFORME DE AUDITORIA INTERNA ESTADO EQUIPOS DE COMPUTO Y LICENCIAMIENTO DE SOFTWARE VIGENCIA 2019

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NOCAIMA CUNDINAMARCA 2020

OBJETIVO GENERAL

Revisar y Evaluar el estado actual de los equipos de cómputo, su utilización, eficiencia y seguridad; determinar si se tiene o no instalado el software con licenciamiento o se encuentran respaldados por Documentos de transferencia de Propiedad, en cumplimiento a la Directiva Presidencial No 002 de Febrero 12 de 2002.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

  • –  Determinar el número de equipos de cómputo con los que cuenta la entidad.
  • –  Verificar el estado en el que se encuentra cada uno de los equipos.
  • –  Determinar si la totalidad de los equipos cuentan con el licenciamiento del software.
  • –  Verificar los mecanismos de control que se han implementado para evitar que los usuarios instalen programas o aplicativos que no cuenten con la licencia respectiva.
  • –  Determinar el destino final que se le da al software dado de baja en la entidad.
  • –  Determinar el destino final que se le da a los equipos de cómputo dados de baja en la entidad.
  • –  Verificar si se tiene un expediente u hoja de vida por cada uno de los equipos de cómputo.
  • –  Verificar en custodia de quien se encuentran las licencias y/o contratos de Software. ALCALCE, NATURALEZA Y METODOLOGÍA El proceso de auditoría abarcó el periodo comprendido entre el 01 de Enero de 2019 al 31 de Diciembre de 2019. El procedimiento se concentró en la verificación de la información con cada uno de los encargados de cada dependencia, relacionada con los equipos existentes, el software instalado y su licenciamiento, al igual que el estado actual de cada uno de los equipos de cómputo. Se tuvo en cuenta los lineamientos planteados en la Directiva Presidencial No 002 de 2002. Se realizaron entrevistas y encuestas a cada uno de los jefes de dependencias y personal involucrado en el tema. EQUIPO AUDITOR Estuvo conformado por el Asesor Externo de Control Interno, JORGE YOBANI MARTIN ROA, profesional en el área de Contaduría Pública, con Especialización en Revisoría Fiscal y Contraloría. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS Luego de realizar requerimiento por escrito al área de Almacén de la entidad y formular una encuesta a cada una de las dependencias con el fin de corroborar los datos existentes y realizar algunas entrevistas con funcionarios, se puede entrar a determinar los posibles hallazgos y emitir las recomendaciones relacionadas con el proceso de Auditoría Interna sobre el ESTADO DE EQUIPOS DE COMPUTO Y LICENCIAMIENTO DE SOFTWARE VIGENCIA 2019; por lo anterior, se deben tener cuenta los siguientes aspectos:

INFORMACION SUMINISTRADA POR EL AREA DE ALMACEN:

1. Inventario total de equipos de cómputo, discriminado por cada una de las dependencias y su estado con corte a 31 de diciembre de 2019:

De manera atenta, me permito informar que la Alcaldía Municipal de Nocaima (Cundinamarca) cuenta con un inventario de 120 equipos de cómputo distribuidos así:

Es de anotar, que se encuentran pendiente de la salida formal los siguientes equipos adquiridos mediante el Contrato de Compraventa 198 de 2019:

Dependencia Cantidad
Almacén 3
Biblioteca municipal 36
Centro de vida sensorial 1
Comisaria de familia 2
Deportes 1
Despacho alcaldía 1
Inspección de policía 2
Oficina de contratación 2
Oficina de correspondencia 1
Punto vive digital 14
Secretaría de desarrollo 5 económico, agropecuario y ambiental
Secretaria de gestión social, 6 cultural y deportiva
Secretaria de gobierno 4
Secretaria de planeación y 8 desarrollo municipal
Secretaria de proyectos y 2 competitividad
Secretaria despacho 2
Secretaria financiera y 7 administrativa
Ludoteca 2
Portal interactivo 15
Portal interactivo (Almacén) 2
Portal interactivo (Contratación) 2
Portal interactivo (Biblioteca) 1
TOTAL EQUIPOS 119
Marca/referenciaDependencia Cantidad
HP 200 G3 AiOSecretaria Financiera Administrativay2
HP ALL ONE 22 -c0xxSecretaria de Gobierno1
HP ALL ONE 22 -c0xxSecretaría de Desar Económico, Agropecuario Ambientalrollo 1 y

Vale la pena precisar, que la Alcaldía Municipal de Nocaima dentro de su estructura orgánica no cuenta con una oficina de sistemas y/o tecnología; por lo tanto, lo requerido en cuanto a mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos (Hardware), productos de optimización de la red, programas (Software) y capacitación son contratados como servicios profesionales especializados.

En el año 2019, se celebró el Contrato de Prestación de Servicios de 083 con el objeto de “Prestación de servicios profesionales especializados en gestión TI, a todo costo, para el mantenimiento preventivo y correctivo de los modelos de equipos (Hardware), y de los productos, optimización de la red, capacitación y programas (Software) utilizados en la Alcaldía de Nocaima Cundinamarca”, durante la ejecución de esté se efectuó la revisión de los siguientes equipos:

Por lo tanto, son estos equipos los que cuenta con un concepto sobre su estado, dado que la Oficina de Almacén dentro de sus funciones se encarga de su ingreso, tenencia, custodia, seguridad; esto último desde que se cuente con las condiciones mínimas para el cumplimiento de ello. Así las cosas, la oficina de Almacén no cuenta con el conocimiento especializado para valorar el inventario de equipos de la administración municipal.

Se adjunta en físico anexo 1, con cuadro de inventario de equipos con corte a 31 de diciembre de 2019, relacionando marca, proveedor, modelo, ubicación, hoja de vida, estado, última fecha de verificación y recomendación.

2. Totalidad de los equipos que cuenta con licenciamiento de software, discriminado por dependencias con corte a 31 de diciembre de 2019.

Esta información puede ser confrontada en cada una de las hojas de los equipos adjunta a la presente en medio digital.

Lo anterior, dado el licenciamiento de los equipos a estado ha sido contratado siempre como un servicio externo y no ha estado a cargo de la Oficina de Almacén.

3. Mecanismos de control implementados para evitar que los usuarios instalen programas o aplicativos que no cuenten con licencia respectiva.

Actualmente no existen mecanismos de control para evitar que los usuarios instalen programa o aplicativos que no cuenta con licencia respectiva. No obstante, revisando las recomendaciones provenientes del Contrato de Prestación de Servicios 083 de 2019, se evidencia una capacitación sobre seguridad en la información dirigida a los empleados sobre el buen uso del internet y la información a la que tienen acceso.

UbicaciónCantidad Hojas de vida
Biblioteca30Si
Alcaldía27Si
Punto vive digital14Informe
Servidor1Si

Por otro lado, mediante la instalación de antivirus se restringieron algunas páginas; sin embargo, este proceso se fue desmontando por solicitud de jefes de despacho. El contratista dentro de las recomendaciones finales sugirió a la Alcaldía Municipal de Nocaima consolidar una Política de Seguridad en la Información, dada las amenazas (Perdida de dinero y/o información) que existen en el ciberespacio.

4. Que destino final se le da al software dado de baja en la entidad

Revisando el Acta N° 17 sobre “Los lineamientos para el manejo y control administrativo de los bienes propiedad del municipio de Nocaima Cundinamarca”, se observó que:

“4.3 Otros bienes

4.3.1 Bienes intangibles

Software y licencias
Son los bienes inmateriales adquiridos a cualquier título o desarrollados por la Entidad con el fin de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones.
(…)
Las licencias y software adquirido o desarrollado por la Entidad no requieren grupo de inventarios ni ingreso a los recursos físicos. Su registro se efectuará mediante el gasto teniendo en cuenta las características técnicas y funcionales de los mismos, los cuales no constituyen privilegios o ventajas de competencia en razón a la función administrativa y la naturaleza de la Entidad, y de su explotación no se obtendrá beneficios económicos futuros.
El Jefe del Área de Tecnología y Sistemas de Información o quien haga sus veces será el responsable de
la custodia, administración, instalación y control de software y licencias propiedad de la Entidad.” (Subrayado fuera del texto)

En este orden ideas, no existe un procedimiento, ni una Oficina de Sistemas y/o Tecnología que se encargue de la administración, custodia y baja de los softwares de la Entidad; en razón a esta situación, la Oficina de Almacén ha recibido licencias y software para ser entregadas conforme a la necesidad bajo la cual fueron adquiridos.

5. Adjuntar el expediente u hoja de vida de cada uno de los equipos de cómputo en medio magnético discriminado por cada una de las dependencias con corte a 31 de diciembre de 2019.

Teniendo en cuenta que la elaboración de las hojas de vida de los equipos de cómputo es llevada a cabo por agentes externos con conocimientos especializados se adjuntan en CD las hojas de vida levantadas durante la ejecución del Contrato de Prestación de Servicios 083 de 2019.

Ubicación Cantidad de hojas de vida
Biblioteca29
Almacén1
Secretaría de Desarrollo Económico, Agropecuario y Ambiental4
Secretaria de Gestión
Social, Cultural y Deportiva (Aparece
como Desarrollo en la hoja de vida)
1
Secretaria de Gobierno2
Secretaria de Planeación y2
Desarrollo Municipal
Secretaria de Proyectos y Competitividad2
Secretaria de Despacho (Aparece como Desarrollo en la hoja de vida)1
Secretaria Financiera y Administrativa5
Oficina de Correspondencia (Aparece como Almacén en la hoja de vida)1

En el anexo 1, se específica que equipo tiene hoja de vida.
Así mismo, esta información esta subida en drive en la siguiente cuenta y ruta:

Cuenta: infocloudnocaima@gmail.com Password: Nocaima2019

Ruta: https://drive.google.com/drive/u/2/my-drive

6. En custodia de quien se encuentra las licencias y/o contratos de Software

Las licencias de Office Home And Bussines 2016 (Word, Excel, Power Point, One Note, Outllok) (9 Cantidad) – Contrato de Compraventa 198 de 2019 reposan en Almacén, pero ya fueron instaladas en cada uno de los equipos.

Computadores HP 200 G3 (3 Cantidad) – Incluían Sistema operativo. Contrato de Compraventa 198 de 2019 reposan en Almacén, pero ya fueron instaladas en cada uno de los equipos.

Computadores Marca Lenovo V330-20Icb (4 Cantidad) – Licencia Antivirus Kapsspersky 3 años y Licencia Home Bussiness 2019 Esd Garantia 3 años – Contrato de suministro N° 146 de 2019, fueron instalados y reposan en la Secretaria de Planeación y Desarrollo Municipal.

Computador portátil marca Lenovo Think T480 – Licencia Antivirus Kapsspersky 3 años y Licencia Home Bussiness 2019 Esd Garantia 3 años – Contrato de suministro N° 146 de 2019, fueron instalados y reposan en la Secretaria de Planeación y Desarrollo Municipal.

Aplicativo PRADMA siempre ha sido manejado desde la Secretaria Financiera y Administrativa.

Contrato de Prestación de Servicios N° 083 de 2019 – “Prestación de servicios profesionales especializados en gestión TI, a todo costo, para el mantenimiento preventivo y correctivo de los modelos de equipos (Hardware), y de los productos, optimización de la red, capacitación y programas (Software) utilizados en la Alcaldía de Nocaima Cundinamarca”

ENCUESTAS REALIZADAS A LAS DEPENDENCIAS QUE CUENTAN CON EQUIPOS DE CÓMPUTO

Se realizaron nueve (09) encuestas con el fin de determinar aspectos relevantes relacionados con los equipos de cómputo y su respectivo licenciamiento de Software vigencia 2019, además se tuvo en cuenta algunos aspectos tales como:

  1. Número de equipos de cómputo con los que cuenta su dependencia.
  2. En qué estado se encuentran cada uno de los equipos de su dependencia: Excelente___ Bueno____ Regular___ Malo___
  3. La totalidad de los equipos cuentan con el licenciamiento del software: Si____ No____
  4. Qué mecanismos de control ha implementado para evitar que los usuarios instalen programas o aplicativos que no cuenten con la licencia respectiva.
  5. Cuál es el Destino final que se la da al software dado de baja en su dependencia.

La Dependencias que dieron respuesta a la encuesta fueron las siguientes:

  • –  Secretaría de Gobierno.
  • –  Oficina de Contratación.
  • –  Secretaria de Gestión Social, Deportiva y Cultural.
  • –  Comisaría de Familia.
  • –  Secretaría de Proyectos y Competitividad.
  • –  Secretaría Financiera y Administrativa.
  • –  Secretaría de Planeación y Desarrollo Municipal.
  • –  Secretaría de Desarrollo Económico, Agropecuario y Ambiente.
  • –  Inspección de Policía. La gran Mayoría de las Dependencias coinciden en que el estado de los Computadores es bueno, a excepción de la Secretaria de Gestión Social, Deportiva y Cultural que indica que del total de los computadores a cargo (66), 58 se encuentran en regular estado, la Inspección de Policía tiene un (01) computador a cargo y se encuentra en regular estado, igual sucede con la oficina de Contratación que tiene dos (02) computadores a cargo y se encuentran en regular estado.

RECOMENDACIONES, CONCLUSIONES Y/O HALLAZGOS

Una vez finalizado el proceso de auditoría relacionado con el estado de los equipos de cómputo por dependencias y su licenciamiento de software vigencia 2019, podemos determinar lo siguiente:

RECOMENDACIONES:

– Según información suministrada por el Almacén Municipal con corte a 31 de Diciembre de 2019, el Municipio cuenta con 120 equipos de cómputo, pero sólo relaciona 119 en el informe requerido por el Asesor de Control Interno.

– Se recomienda a la Administración Municipal contratar un profesional en el área de sistemas y/o tecnologías de la información que apoye al área de Almacén o en su defecto capacitar al funcionario en estos temas, con el fin de llevar una estadística actualizada del estado de los equipos de cómputo por dependencias con criterio y se identifique si su software carece de licencia o se encuentra vigente.

– Se recomienda a la Administración municipal establecer mecanismos para la revisión y puesta en funcionamiento de los equipos de cómputo que se encuentran en regular estado (Secretaría de Desarrollo Social (58), Inspección de Policía (01), Área de Contratación (02)), determinando si es o no viable su arreglo o resulta ser más económica la opción de adquirir equipos nuevos junto con sus licencias.

– La administración Municipal no tiene establecidos protocolos para evitar que los usuarios instalen programas o aplicativos que no cuenten con la licencia respectiva o que ingresen a páginas de internet que puedan afectar los equipos de cómputo con descargas de virus o programas que afecten el buen

funcionamiento de los mismos, por lo que se sugiere establecer mecanismos de autoprotección de la información.

– Se pudo determinar que la Administración Municipal con corte a 31 de Diciembre de 2019 no tenía Software en desarrollo por cuanto no requirió de realizar procesos para el reconocimiento de Derechos de Autor, ante las entidades competentes.

– En general, no existe un funcionario o Dependencia que realice la debida custodia de la documentación de las licencias y de los contratos del software adquiridos, con el fin de verificar si se encuentran vigentes o no, además no cuenta con la totalidad de las hojas de vida que determinen la dependencia a la cual corresponde el equipo y su estado, por lo que se sugiere delegar esa función al área de Almacén o en una Dependencia que considere pertinente.

– Se sugiere por parte del equipo auditor, implementar contraseñas de acceso a los equipos de cómputo y mantener actualizados los antivirus, con el fin de salvaguardar la información contenida en cada uno de ellos, lo que permite que personal ajeno a la administración ingresen sin ser autorizados y ocasionen algún daño a los mismos.

– Se recomienda por parte de la auditoría realizar por dependencia y de manera periódica una copia de seguridad de los archivos que hacen parte de las mismas, con el fin de salvaguardar y proteger la información Institucional.

– Se sugiere por parte de la auditoría incluir dentro del plan de capacitaciones de la entidad temas relacionados con la seguridad de la información, manejo de la información, buen uso de los equipos de cómputo, buen uso del internet e información relacionada con el desarrollo de cada una de sus funciones.

CONCLUSIONES:

La Auditoría Interna, estima que los mecanismos utilizados para el buen funcionamiento de equipos no son suficientes, por cuanto se evidencia la carencia de licencias en relación con los programas instalados; evidenciándose falta de controles para garantizar adquisiciones de las mismas, registro de existencias, instalaciones autorizadas, vigencia de cada licencia y/o programas y requisitos técnicos adecuados en materia de operatividad de los equipos.

El conservar programas instalados, que no cuenten con su respectiva licencia, puede generar sanciones en contra de la Administración Municipal; además pueden incrementarse los riesgos de operatividad de cada una de las dependencias.

PLAN DE MEJORAMIENTO

Aunque no se deja plan de mejoramiento, se hace énfasis que la Administración Municipal debe acatar las sugerencias y recomendaciones realizadas por la Auditoría Interna para el cumplimiento de los objetivos institucionales a corto plazo, pues ello permite que los funcionarios sean más ágiles en el cumplimiento de sus funciones y tareas diarias, además fortalece los procesos llevados a cabo en cada una de las Dependencias; igualmente, la Auditoría es consciente que para lograr los recomendaciones que se plantean, se requiere de recurso humano y también de recursos económicos, pero actualmente con la crisis sanitaria presentada en el mundo, la prioridad es el control de la pandemia ocasionada por el CORONAVIRUS (COVID-19) por cuanto los recursos deben ser enfocados hacia la prevención y control de esta enfermedad, además de satisfacer las necesidades básicas insatisfechas de las personas más

vulnerables del Municipio; no obstante, se hace énfasis nuevamente, que las recomendaciones deben ser acatadas a corto plazo, especialmente las que tienen que ver con el recurso humano.

Por último, se solicita a la Ingeniera SANDRA LORENA CIFUENTES FUENTES (Secretaria de Planeación y Desarrollo Municipal) como líder del proceso auditado, socializar el informe de auditoría presentado por el Equipo Auditor con las demás secretarías, incluyendo al área de almacén y poniendo en conocimiento al señor Alcalde, especialmente en lo relacionado con las recomendaciones y conclusiones, buscando alternativas que logren mejorar el estado del equipo tecnológico y llevando las hojas de vida de los mismos en cabeza de la dependencia que el Ejecutivo Municipal considere.

Cordialmente,

JORGE YOBANI MARTIN ROA

Asesor Externo de Control Interno

ActividadResponsableFirma
ElaboróYobani Martin – Asesor Control Interno
RevisóPaula Andrea Velásquez Jiménez- Secretaria de Gobierno/Jefe de Control Interno
AprobóPaula Andrea Velásquez Jiménez– Secretaria de Gobierno/Jefe de Control Interno
Folios12
INFORME-AUDITORIA-EQUIPOS-DE-COMPUTO-2020-DEF

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